בעשור האחרון, התפתחות הטכנולוגיה לצד שינויים במבנה שוק העבודה הובילו לעלייה חדה בכמות העסקים הקטנים והבינוניים בישראל. אך לצד הגמישות והחדשנות שמציעים העסקים הקטנים, קיימים גם אתגרים לא מעטים, בעיקר בכל הנוגע להתנהלות הכספית היומיומית. שירותי גבייה וניהול חשבונות לעסקים קטנים הפכו לכלי מרכזי בשמירה על תזרים מזומנים תקין, חסכון בזמן, והימנעות מטעויות שעלולות לפגוע בהתנהלות העסק או להביא לקנסות מיותרים.

למה חשוב לנהל נכון את הגבייה והחשבונאות בעסק קטן

עסקים קטנים פועלים לרוב בהיקפים קטנים, עם צוות מצומצם ולעיתים אף באחריות מלאה של אדם אחד. לכן, גם טעות קטנה בניהול חשבונות עלולה לגרור השלכות כלכליות כבדות. לגבייה נכונה יש משמעות קריטית – היא משפיעה ישירות על תזרים המזומנים, היציבות הפיננסית והיכולת להצמיח את העסק.

במשרד שלנו, אנחנו רואים כיצד שירות פשוט של גבייה מסודרת – למשל, מעקב קבוע אחר לקוחות שחייבים כספים, שליחת תזכורות ותיאום תשלומים – מוביל לשיפור דרמטי באיתנות הכלכלית של העסק.

שירותי גבייה וניהול חשבונות כשירות במיקור חוץ

במקום להעסיק עובד במשרה מלאה או להתמודד עם המשימות הללו לבד, ניתן כיום להיעזר בפתרון משתלם ויעיל: שירותי משרד במיקור חוץ. השירות שלנו כולל שירותי גבייה וניהול חשבונות לעסקים קטנים הניתנים באופן שוטף או לפי צורך נקודתי, במודל גמיש וקל לתפעול.

יתרונות השירות שלנו במיקור חוץ:

• אין צורך בהעסקה ישירה או התחייבות סוציאלית
• התשלום הוא עבור שעות עבודה בפועל בלבד
• ניתן להתאים את השירות למידת הצורך (לדוגמה: טיפול בגבייה בלבד)
• חיסכון בזמן ובמשאבים

שאלות נפוצות בנושא שירותי גבייה וניהול חשבונות

1. מה ההבדל בין רואה חשבון לניהול חשבונות במיקור חוץ?

רואה חשבון עוסק בפיקוח ועריכת הדו"חות הכספיים עבור הרשויות, בהתאם לחוק. לעומת זאת, שירותי ניהול חשבונות שאנחנו מציעים מתרכזים בהתנהלות השוטפת – קליטת חשבוניות, הכנת חומר לרואה החשבון, מעקב אחרי הכנסות/הוצאות, גבייה וכדומה.

לדוגמה, לקוח בעסק עצמאי לייעוץ תזונתי שהשתמש רק בשירותי רואה חשבון הגיע לנו עם פיגור חודשי בגבייה ובחוסר שליטה על תזרים המזומנים. תוך חודשיים של עבודה איתנו, דו"חות ההוצאות/הכנסות היו מעודכנים והצלחנו להפחית את ימי האשראי של לקוחות ב-30%.

2. עד כמה שירותי גבייה חוסכים זמן לבעל העסק?

על פי נתוני עמותת העצמאים בישראל (2023), בעלי עסקים קטנים משקיעים בין 20-30 שעות בחודש במשימות מנהליות. שירות גבייה חיצוני חוסך את מרבית הזמן הזה, מכיוון שאנו פועלות בשיטה ברורה: תזכורות יזומות לגבייה, מעקב אחרי תשלומים, טיפול בהצעות המחיר – הכל מתבצע תחת ניהול מסודר.

3. מה כוללים שירותי ניהול חשבונות לעסקים קטנים?

השירות כולל טיפול בקבלות דיגיטליות, עבודה עם מערכות חשבונאיות, ניהול דוחות חודשיים ושנתיים, תיאומים עם רו"ח, וכן טיוב נתונים. אנחנו משלבות גם בהנהלת חשבונות בסיסית, תוך ייעול תהליכים שמונעים כפילויות, טעויות והוצאות מיותרות.

4. האם שירותי גבייה וניהול חשבונות מתאימים לכל עסק?

כן, במיוחד לעסקים בתחילת דרכם, עסקים שנמצאים בצמיחה ואפילו עסקים של אדם אחד (One Man Show). השירות מותאם אישית לפי אופי פעילות העסק. לדוגמה, לקוח מתחום האדריכלות שנזקק לתגבור זמני רק בגבייה – קיבל מאיתנו שירות ממוקד שהסתיים תוך חודשיים, לאחר שהסדיר את תהליכי הגבייה שלו.

5. האם יש גישה פשוטה לתיעוד ולנתונים?

בהחלט. אנו מדווחות ללקוחות באמצעות דוחות שקופים – בין אם זה בדוח גבייה חודשי, או בדוח הכנסות/הוצאות. הכל מתועד ופתוח ללקוח בכל עת. המידע מוגש בקבצים דיגיטליים נוחים, ומאפשר קבלת החלטות בזמן אמת.

דגשים מעשיים לשיפור ניהול החשבונות והגבייה

השתמשו במערכות דיגיטליות

מעקב ידני עלול לגרום לטעויות. אנו ממליצות לכל לקוח לעבוד עם מערכת מותאמת – כמו חשבונית ירוקה או sap business one – בהן אנחנו כבר מנוסות.

צרו שגרות גבייה

הגדירו ימים קבועים למעקב גבייה, שליחת תזכורות ושליחת חשבוניות. אנחנו עושות זאת עבור עשרות לקוחות – זה משדר מקצועיות ומגדיל את אחוז התשלום בזמן.

נהלו דו"חות שוטפים

הכנת דוח חודשי בו מוצגים הוצאות, הכנסות, תזרים צפוי וגבייה בפיגור – נותן תמונה ברורה. אצלנו במשרד, זהו סטנדרט לכל לקוח.

מגמות חדשות בתחום ושילוב בינה מלאכותית

הבשורות האחרונות בתחום כוללות חיבור בין מערכות חשבונאיות למערכות CRM, וניצול יכולות בינה מלאכותית לזיהוי חריגות בהוצאות, או התחזיות פיננסיות. השוק הולך לכיוון של Automation, בו גם עסקים קטנים נהנים מהטכנולוגיה תוך חיסכון ניכר בזמן.

סיכום והמלצות להמשך

שירותי גבייה וניהול חשבונות לעסקים קטנים הם רכיב חיוני לביסוסו של עסק מקצועי, יציב ורווחי. עסקים רבים נכשלים לא בגלל רעיון עסקי לא טוב – אלא בגלל התנהלות פיננסית רשלנית או לא מודעת.

כמי שבנתה את העסק שלה מתוך משבר כלכלי (הקורונה) ופועלת כיום עם לקוחות מכל התחומים, אנו יודעות לומר – ניהול מקצועי של הגבייה והחשבונאות הוא ההשקעה הכי חשובה שאתה כבעל עסק יכול לעשות.

אנחנו מזמינות אתכם ללמוד עוד, לפנות אלינו לשיחת ייעוץ, ולבחון כיצד פתרון חכם פשוט יכול לשדרג את ההתנהלות הכספית שלכם.