ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני הוא פתרון הולך ומתרחב בשוק העבודה, המציע אפשרות לניהול אפקטיבי של משימות משרדיות מבלי הצורך להעסיק כוח אדם במשרה מלאה בתוך הארגון. בשנים האחרונות, במיוחד לאור משבר הקורונה שהוביל לשינויים דרמטיים במבנה העבודה, צמח ביקוש לשירותים מסוג זה. שירותי מיקור חוץ לאדמיניסטרציה מאפשרים לעסקים קטנים, בינוניים ואפילו גדולים ליהנות מגמישות בניהול העבודה ובמקביל לחסוך בעלויות.

מהו ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני?

ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני, המכונה גם בקיצור "אדמיניסטרציה במיקור חוץ", מתאר מצב שבו עסקים שוכרים חברות או מקורות חיצוניים שיקחו על עצמם את כל הפעולות האדמיניסטרטיביות השוטפות של הארגון. המשמעות היא ניהול יומנים, תיאום פגישות, טיפול בחשבוניות, עבודה מול ספקים והנהלת חשבונות – הכל מתבצע על ידי גורם חיצוני המתמחה בתחום זה.

למי מתאים השירות?

השירות של ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני מתאים במיוחד לעסקים קטנים, סטארטאפים בתחילת דרכם, או עסקים של אדם אחד (One Man Show). תחומים אלה מתקשים לעיתים לנהל את הפעילות האדמיניסטרטיבית לבד ולחסוך במקביל בהוצאות על כוח עבודה ייעודי.

לדוגמה, אצלי במשרד אנו מספקים שירותים מותאמים אישית לעסקים הזקוקים לתמיכה נקודתית או קבועה. כך, למשל, סטודיו לעיצוב גרפי יכול לקבל תמיכה בניהול יומן פגישות מול לקוחות, מבלי להשקיע זמן יקר על משימות אלה עצמו.

יתרונות ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני

גמישות בעבודה

ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני מאפשר לעסק לעשות שימוש בשירות לפי הצורך בלבד. אין התחייבות למשרה מלאה או לחוזה ארוך טווח.

דוגמה מעשית:

חברה טכנולוגית שמארגנת תערוכה בינלאומית שוכרת שירותי אדמיניסטרציה חיצוניים לתקופה מוגבלת לצורך ניהול רישום המשתתפים. לאחר סיום האירוע, החברה מפסיקה את ההתקשרות באופן מיידי ללא התחייבות.

חיסכון בעלויות

במיקור חוץ אין צורך בעובד במשרה מלאה, תשלומי הבראה, פנסיה או ביטוחים.

נתונים סטטיסטיים:

על פי מחקרים בתחום, חברות שיבחרו במיקור חוץ לאדמיניסטרציה יכולות לחסוך בין 20% ל-30% מעלויות ניהול המשרד השוטפות.

גישה לשירותי מומחים

שירותי מיקור חוץ מספקים גישה למנהלים ועובדים בעלי ניסיון רב. כך, יכול העסק להפיק תועלת מקבלת שירות ברמה מקצועית גבוהה.

מהם האתגרים בניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני?

למרות היתרונות הרבים, קיימים גם אתגרים מסוימים בניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני:

תקשורת

קיימת חשיבות אדירה לקבוע שיטות עבודה מסודרות וכרישות ברורות עם ספקי השירות, כדי למנוע קשיים בתקשורת. אצלנו במשרד אנו שמים דגש על שיחות היכרות מפורטות ודוחות שוטפים כדי לשמור על שקיפות מול הלקוחות.

הכרות עם העסק

עלול לקרות מצב בו עוזר/ת חיצונ/ית אינם מכירים עדיין לעומק את תהליכי העבודה בעסק. פתרון לכך יכול להיות הקצאת זמני חפיפה והכשרה מותאמים אישית.

שאלות ותשובות בנושא ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני

1. איך מתבצע התהליך בפועל?

תהליך העבודה מתחיל בשיחת היכרות, בה אנו מבררים את צרכי הלקוח ומתאימים עוזר/ת מתאימ/ה. לאחר מכן, אנו עובדים בשקיפות מלאה תוך מתן דוחות מפורטים ללקוח.

2. האם ניתן להתאים שירותים ייעודיים?

כן, השירותים מותאמים אישית לכל עסק. לדוגמה, ניהול יומן לעסק קטן יהיה שונה מניהול תקציב של תערוכה גדולה.

3. כיצד בוחרים ספק מתאים?

מומלץ לבחור ספק מנוסה עם רקע מתאים והמלצות. חשוב לבדוק גם את יכולות התקשורת והשקיפות שלו.

סיכום

ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוני הופך לכלי ניהולי חשוב בעידן המודרני, במיוחד עבור עסקים קטנים ובינוניים. היתרונות כמו חיסכון בעלויות, גמישות ואיכות העבודה הופכים שירות זה לפתרון אידיאלי. עם זאת, יש צורך בתקשורת טובה והכרת העסק כדי להימנע מקשיים בתהליך.

לסיום, במידה ויש לכם שאלות נוספות או שאתם מתעניינים בשירותי אדמיניסטרציה מותאמים אישית, אנו נשמח לעמוד לשירותכם במשרד שלנו.